Achtergrondinformatie bij de erfgoedbank Land van Rode

Het systeem achter de erfgoedbank bestaat uit drie luiken:

1. Collectiebeheer: met CollectiveAccess (CA): deze free software, oorspronkelijk ontworpen voor museumcollecties, is intussen ook uitgebreid voor het beheer van erfgoedcollecties in het algemeen. In CA zitten invulbare registratiefiches waaraan digitale beelden kunnen worden gekoppeld.
2. Publieksontsluiting: via www.erfgoedbanklandvanrode.be zal alle beeld-en documentatiemateriaal te zien zijn en doorzoekbaar via trefwoorden. Gebruikers kunnen opmerkingen formulren, trefwoorden toekennen aan objecten, personen identificeren, bestanden downloaden in lage resolutie en rechtstreeks contact opnemen met de collectiebeheerder.
3. Website Content Management System (CMS) ‘Drupal’: de publieke website wordt beheerd met Drupal, een open source CMS. Hiermee wordt de inhoud van de webpagina’s opgemaakt.

Pure Sign heeft het product Colibreo ontwikkeld. Deze IT-oplossing koppelt het collectiebeheersysteem aan de publiek toegankelijke website. Voor de erfgoedbank nemen we een jaarlijks abonnement op Colibreo waarbinnen software-updates, hosting, opslagcapaciteit, onderhoud en support zit.

Het vullen van de erfgoedbank gebeurt door partners die bereid zijn hun collecties te inventariseren en te ontsluiten via de erfgoedbank zoals heemkundige kringen, stadsarchieven, privé verzamelaars, … Via dit platform kunnen ze hun collecties aan een breder publiek tonen en zo een grotere bekendheid verwerven. De naam van de collectie-eigenaar wordt steeds aan het beeld toegevoegd. Materiaal dat op erfgoedbank geplaatst wordt, is enkel nuttig wanneer het ook beschreven is. Zo krijgen bezoekers context en zijn de beelden ook doorzoekbaar. 

De erfgoedbank richt zich vooral op beeld-en documentatiemateriaal. In principe kan elke foto, document, kaart … op de erfgoedbank mits ze minimaal beschreven worden:

• Naam van collectie, incl. deelcollectie
• Inventarisnummer (of een afgesproken nummering)
• Objecttype: gekozen uit een thesauruslijst (bvb. fotopositief, diapositief, krant,menukaart…)  of, indien niet in de lijst, open gelaten.
• Titel + korte beschrijving van de inhoud.
• Een link met tijd en/of ruimte

• Minstens één ‘trefwoord’

mits ze voldoende ‘erfgoedwaarde’ hebben:

• Geografisch: behoren tot de regio (Destelbergen, Lochristi, Melle, Merelbeke, Sint-Lievens-Houtem, Oostzerzele):  de erfgoedbank is een regionaal verhaal. De beelden moeten betrekking hebben op het werkingsgebied Erfgoed Viersprong.

• Publieke waarde? Zijn het lokaal bekende personen of belangrijke gebeurtenissen? Regionaal/nationaal bekende personen gefotografeerd binnen een setting van één van de vier gemeenten? Afbeeldingen van intussen verdwenen of gewijzigde gebouwen, dorpsgezichten, landschappen? Afbeeldingen van processies, stoeten, kermissen, feesten…? Sommige privéfoto’s (familiefeest, werk op de boerderij, plechtige communie) kunnen echter ook een publieke waarde hebben. Ze illustreren vaak veranderende tijdsbeelden, elementen van het dagelijks leven (interieur, gebruiken, bepaalde voorwerpen of kledij,…), anekdotes of verhalen. Groepsfoto’s (meer dan drie personen) beschouwen we automatisch als van publieke waarde.

• Is het materiaal origineel? Fotokopieën van foto’s, van bidprentjes, van archiefstukken,… worden in principe niet opgenomen in de erfgoedbank, behalve als het gaat om materiaal waarvan het origineel intussen verloren is gegaan of niet langer op te sporen is. Er wordt naar gestreefd enkel origineel materiaal op te nemen in de erfgoedbank.

• Is er voldoende informatie beschikbaar? Materiaal waarover geen metadata gekend zijn, wordt niet opgenomen. Een minimale informatie moet voorhanden zijn. Uitzonderingen op deze regel kunnen gemaakt worden voor materiaal van een eerder uitzonderlijk karakter, zoals foto’s pre-1918, opmerkelijke archiefstukken waarover verder weinig geweten is, bijzondere stukken waarvoor men de hulp van het publiek wil inschakelen etc. 

• Hoe oud is het materiaal? Materiaal dient minstens 25 jaar oud te zijn. De afweging moet ook altijd gemaakt worden of het materiaal niet te gevoeling ligt bij de publieke opninie. Archiefstukken na 1945 moeten bovendien bij voorkeur gekoppeld kunnen worden aan beeldmateriaal dat al in de bank zit. Bidprentjes moeten minstens 50 jaar oud zijn. Documenten van de burgerlijke stand moeten minstens 100 jaar oud zijn. Beelden jonger dan 25 jaar kunnen slechts uitzonderlijk meegenomen worden, wanneer er een koppeling kan gelegd worden tussen oude en jongere objecten of als ze in een specifiek project passen.

• Privacy, gevoelige info en auteursrechten? Wanneer er duidelijk nog rechten rusten op een object, dan wordt dit niet op de erfgoedbank geplaatst. Dit geldt vooral voor afbeeldingen van kunstwerken, commerciële geluids- en beeldopnamen, foto’s die na 1945 gemaakt werden door beroepsfotografen, gepubliceerde teksten (incl. kranten) jonger dan 1945.

• Bevindt zich al veel gelijkaardig materiaal in de erfgoedbank? De beeldbank mag niet overladen worden met tientallen vergelijkbare beelden van hetzelfde onderwerp. Bij een reeks gelijkaardige beelden (bv. eenzelfde evenement, gebouw …) kan beslist worden om een theamtische collectie te wijden aan het onderwerp. Dit kan om de impact van een evenement, gebeurtenis, onderwerp te staven.

Auteursrechten en downloads

Beelden waarvan de maker 70 jaar of meer overleden is, zijn in principe rechtenvrij. Maar, nakomelingen behouden ook rechten. Om problematieken rond auteursrechten te vermijden, wordt aan de eigenaars gevraagd een verklaring te ondertekenen waarin vermeld staat dat Erfgoed Viersprong de beelden kan gebruiken voor

• promotionele doeleinden i.v.m. de beeldbank
• educatieve activiteiten
• sociaal-culturele activiteiten van niet-commerciële aard
• algemene communicatie

In het systeem worden enkel documenten geüpload van goede kwaliteit en in voldoende hoge resolutie. Op de website zelf zijn de beelden enkel downloadbaar in 75dpi (het systeem zet de hoge resolutiebeelden automatisch om). Deze beelden kunnen niet op een kwaliteitsvolle manier verder verspreid worden of zijn niet bruikbaar voor druk.

Bezoekers van de website die een beeld in hoge resolutie wil, kunnen dit aanvragen. De eigenaar van de beelden geeft hiervoor de toestemming.